Tóm tắt Dọn Dẹp Công Việc, Gọn Gàng Tâm Trí – tác giả Marie Kondō

             

Dọn Dẹp Công Việc, Gọn Gàng Tâm Trí áp dụng những mẹo dọn dẹp nổi tiếng của Marie Kondo vào công việc để giúp bạn hạnh phúc hơn ở các không gian vật lý, không gian kỹ thuật số và cách sử dụng thời gian tại văn phòng.

Buổi phỏng vấn xin việc đầu tiên của tôi sau khi tốt nghiệp đại học khá thú vị. Người phỏng vấn tôi, sau này trở thành sếp của tôi, là một người tuyệt vời và tôi thích nói chuyện với ông ấy.

Tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy đống đồ lộn xộn trên bàn làm việc của ông. Khi tôi làm việc ở đó, thỉnh thoảng ông dọn dẹp, nhưng trong hầu hết thời gian thì đầy giấy tờ.

Tôi rất kính trọng ông. Và tôi hiểu việc sắp xếp khó khăn như thế nào. Nhưng bạn có biết  bạn sẽ vui vẻ như thế nào khi trở nên ngăn nắp. Và đó chính xác là những gì Marie Kondo sẽ dạy bạn trong cuốn sách Dọn Dẹp Công Việc, Gọn Gàng Tâm Trí.

Cuốn sách này là phần tiếp theo của cuốn Nghệ thuật bài trí của người Nhật và sẽ giúp bạn  có được một không gian văn phòng mà bạn tự hào và vui vẻ dành thời gian ở đó!

Dưới đây là 3 bài học thú vị nhất mà tôi học được từ Marie Kondo trong bài này:

1-Không gian làm việc ngăn nắp khiến sếp đánh giá cao bạn hơn và giúp bạn trở nên năng suất hơn, có lợi nhuận hơn và hạnh phúc hơn.

2-Để có một văn phòng ngăn nắp hơn, hãy bắt đầu bằng cách xem xét sách vở và giấy tờ của bạn và xem chúng có mang lại niềm vui hay hữu ích hay không.

3-Dọn dẹp cuộc sống số của bạn bằng cách sắp xếp máy tính để bàn và hộp thư đến email.

Lấy một thùng rác và chúng ta hãy xem những thứ nào của bạn không thực sự cần thiết và việc vứt bỏ chúng có thể khiến bạn hạnh phúc hơn như thế nào!

Bài học 1: Bạn sẽ năng suất hơn, có lợi nhuận hơn và hạnh phúc hơn, và sếp của bạn sẽ đánh giá cao bạn hơn nếu bạn giữ cho không gian làm việc của mình ngăn nắp.

Ông chủ cũ của tôi liên tục tìm kiếm giấy tờ và phải tìm không gian làm việc khác khi ông ấy cần làm việc trên các bản sao của kế hoạch. Ông ấy luôn có vẻ khá bối rối, chạy từ công việc này sang công việc khác. Một lần nữa, tôi muốn nhắc lại rằng ông là một người tuyệt vời như thế nào và tôi cũng biết rằng việc duy trì sự ngăn nắp có thể khó khăn như thế nào.

Mặc dù ông chủ không phải là người tệ khi có một chiếc bàn làm việc bừa bộn, nhưng dữ liệu cho thấy rằng điều đó không tốt. Một cuộc khảo sát năm 2011 đã xác định rằng 90% người Mỹ xác định sự bừa bộn là nguồn gốc của việc giảm hạnh phúc, năng suất và động lực.

Và nếu điều đó vẫn chưa đủ để thuyết phục bạn, hãy nghĩ về tất cả năng suất bị mất đi từ những giờ cộng dồn để tìm kiếm các tài liệu hoặc vật dụng quan trọng. Theo ước tính, tổng thời gian bị mất do tìm kiếm đồ đạc này vào khoảng một tuần làm việc mỗi năm! Không chỉ là giờ làm việc, mà còn lên tới khoảng 89 tỷ đô la lợi nhuận bị mất.

Nói cách khác, bạn sẽ hạnh phúc hơn, năng suất hơn và có lợi nhuận hơn nếu bạn học cách dọn dẹp không gian làm việc của mình!

Đây cũng là một cách tuyệt vời để gây ấn tượng với sếp của bạn. Ban quản lý thường đánh giá cao hơn những người giữ cho không gian làm việc của họ gọn gàng. Điều này có sức mạnh khiến bạn năng suất hơn nữa, tạo ra một vòng lặp thành công tích cực.

Tất cả những lý do này đều tốt, nhưng nếu bạn dọn dẹp vì ai đó bảo bạn làm vậy, thì bạn sẽ không duy trì được. Bạn cần nhận ra rằng một không gian làm việc sạch sẽ có sức mạnh trở thành nơi mà mục tiêu và ước mơ của bạn trở thành hiện thực.

Bài học 2: Đầu tiên, hãy xem xét từng cuốn sách và giấy tờ của bạn và chỉ giữ lại nếu chúng mang lại niềm vui hoặc hữu ích.

Được rồi, giờ bạn đã có động lực, đã đến lúc bắt tay vào làm. Hoặc đợi đã, ý tôi là, dọn dẹp!

Quá trình này bao gồm việc loại bỏ những thứ không phù hợp với ít nhất một trong ba loại sau:

1.Niềm vui tức thời.

2.Niềm vui chức năng.

3.Niềm vui tương lai.

Nếu bạn tìm thấy những đồ vật tại nơi làm việc mà bạn không thể nói rằng chúng mang lại cho bạn bất kỳ điều nào trong ba điều này, thì hãy loại bỏ chúng. Đây chính là cốt lõi của Phương pháp KonMari và bạn có thể áp dụng nó cho bất kỳ thứ gì và mọi thứ trong văn phòng của mình, dù là kỹ thuật số hay vật lý.

Chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết về những gì cần xem xét, nhưng trước tiên, bạn cần bắt đầu bằng cách hình dung không gian làm việc lý tưởng của mình trông như thế nào. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn muốn thấy gì ở một nơi như vậy và cảm giác của bạn khi ở đó. Hãy hình dung những gì có trong đó, mọi thứ được sắp xếp ở đâu và cảm xúc của bạn khi ngồi vào bàn làm việc.

Bây giờ để bắt đầu, hãy lấy tất cả các cuốn sách trong không gian làm việc của bạn và đặt chúng trước mặt bạn. Từng cuốn một, nhặt từng cuốn lên và hỏi "Liệu chúng có mang lại niềm vui không?" Ngoài ra, hãy xác định xem bạn có cảm thấy vui hơn khi biết rằng chúng ở đó không. Vứt bỏ bất cứ thứ gì không mang lại niềm vui.

Giấy tờ thì hơi khác một chút, nhưng bạn có thể sắp xếp chúng bằng cách xem xét ba loại:

1.Đang chờ xử lý, hoặc những gì bạn đang làm việc liên tục.

2.Yêu cầu, ám chỉ những gì bạn phải giữ để hoàn thành công việc của mình.

3.Mong muốn, hoặc những mục giúp bạn làm việc hiệu quả.

Bài học 3: Hộp thư đến email và màn hình nền là hai nơi để bắt đầu sắp xếp kỹ thuật số.

Chuyển sang không gian máy tính của bạn, chúng ta sẽ bắt đầu với thứ đầu tiên bạn nhìn thấy trên máy tính của mình - màn hình nền. Nó có rất nhiều tiềm năng để tạo niềm vui, nhưng hầu hết chúng ta đều sử dụng nó như một thùng rác cho các tệp máy tính.

Có một thời điểm, Scott Sonenshein, đồng tác giả, thậm chí không thể đọc tên tệp trên màn hình nền của mình vì nó quá lộn xộn.

Để bắt đầu, hãy tạo các thư mục cho "Lưu trữ" và "Hiện tại" trên màn hình nền của bạn. Tất cả các tệp cũ có thể được chuyển vào "Lưu trữ" và bất kỳ tệp nào bạn cần cho các dự án đang diễn ra ngay bây giờ có thể được chuyển vào "Hiện tại". Sau đó, hãy đặt hình nền truyền cảm hứng cho bạn.

Tiếp theo là email. Mẹo ở đây là coi đó là nơi dành cho các dự án hiện tại, không phải nơi lưu trữ. Tạo 10 thư mục trở xuống để sắp xếp. Nếu bây giờ bạn thấy khó sắp xếp mọi thứ, hãy chuyển tất cả các email hiện có vào một thư mục lưu trữ để dọn dẹp sau.

Ngoài ra, hãy đặt giờ làm việc để trả lời. Tôi bật chế độ không làm phiền trên điện thoại từ 7 giờ sáng đến trưa mỗi ngày và điều này giúp tăng đáng kể năng suất của tôi.​

Tôi thích rằng trọng tâm của Dọn dẹp công việc, gọn gàng tâm trí là hạnh phúc chứ không chỉ là dọn dẹp cho vui. Tôi thấy rằng, đúng là khi nơi làm việc của chúng ta gọn gàng và là nơi chúng ta thích ở, công việc sẽ tốt hơn nhiều!