Tóm tắt sách Hoàn thành mọi việc không hề khó của tác giả David Allen.

         

Hoàn thành mọi việc không hề khó là một cuốn sách hướng dẫn về năng suất làm việc, giúp bạn thiết lập một hệ thống danh sách, lời nhắc và đánh giá hàng tuần, để giải phóng tâm trí khỏi việc phải ghi nhớ các nhiệm vụ và việc cần làm, thay vào đó để tâm trí tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt.

Không cần giới thiệu nhiều, cuốn sách này chính là kinh thánh về năng suất. David Allen đã bán được hơn 1,5 triệu bản về hệ thống năng suất đơn giản nhưng hiệu quả của mình. Cuốn sách đã được sửa đổi và cập nhật vào năm 2015 để phản ánh những thay đổi trong công nghệ, kể từ khi nó được xuất bản lần đầu vào năm 2001 - hơn một thập kỷ trước.

Tuy nhiên, hệ thống này luôn vượt thời gian. Bạn có thể thực hiện trên giấy, trực tuyến hoặc ngay bây giờ trên điện thoại thông minh của mình, ngay khi bạn đặt cuốn sách xuống.

Tôi sẽ không thể mô tả chi tiết toàn bộ hệ thống ở đây, nhưng vì điều đó đã được thực hiện trên khắp internet, nên tôi sẽ vui vẻ rút ra 3 bài học hàng đầu của mình:

1-Sử dụng "thùng đựng đồ" để lưu trữ những thứ bên ngoài tâm trí bạn và duy trì sự tập trung.

2-Tạo danh sách "hành động tiếp theo" cho tất cả các dự án của bạn để tránh suy nghĩ trong khoảnh khắc.

3-Hãy xem xét lại mọi thứ hàng tuần!

Sẵn sàng để vượt trội về năng suất làm việc của bạn theo cách đơn giản mà hiệu quả? Ta bắt đầu thôi!

Bài học 1: Sử dụng “thùng đựng đồ” để lưu trữ những thứ bên ngoài tâm trí và duy trì sự tập trung.

Đây là một thay đổi lớn đối với tôi trong năm 2015. Có một lý do khiến nó đứng đầu danh sách này.

Bạn biết cảm giác khủng khiếp khi nhớ ra mình phải mua sữa không?

Bạn dường như không thể quên được cảm giác đó và nó cứ ám ảnh bạn, trong khi tất cả những gì bạn đang cố gắng làm là làm việc. 

“Mua sữa, mua sữa, mua sữa, mua sữa, mua sữa, mua sữa, mua sữa, mua sữa, …”

“Đồ não chết tiệt, im đi!”

Với một thùng đựng đồ, nó sẽ như vậy.

Thùng đựng đồ của bạn có thể là một tờ giấy đơn giản, một cuốn sổ tay hoặc ghi chú bên trong Evernote, một ghi chú trên điện thoại hoặc thậm chí là một thùng đựng đồ vật lý trong văn phòng của bạn.

Nó đóng vai trò như một phương tiện để thu thập mọi sự gián đoạn, cho dù chúng đến dưới dạng những suy nghĩ trong đầu bạn hay những việc cần làm được đồng nghiệp giao cho bạn.

Bất cứ thứ gì rơi vào não hoặc tay bạn khi bạn đang bận làm việc (ví dụ như trong một khối thời gian Pomodoro), đều sẽ được đưa vào đó.

Điều này cho phép bạn chuyển hướng sự gián đoạn khi chúng xảy ra và giữ cho tâm trí bạn không bị chệch hướng, trong khi bạn đang trong quá trình làm việc hiệu quả.

Tất nhiên, hệ thống này chỉ hiệu quả nếu bạn thường xuyên đổ đầy thùng thu thập ( Allen gợi ý bạn nên làm hàng tuần).

Não của bạn sẽ chỉ cảm thấy nhẹ nhõm khi bỏ thứ gì đó vào thùng thu thập khi nó biết rằng bất cứ thứ gì rơi vào đó sẽ được giải quyết sớm hơn là muộn.

Bài học 2: Tạo danh sách "hành động tiếp theo" cho tất cả các dự án của bạn để tránh suy nghĩ trong khoảnh khắc.

Đây là vấn đề chính với danh sách việc cần làm: Chúng đánh lừa bạn nghĩ rằng bạn có thể biết trước mình có thể đạt được bao nhiêu.

Tin xấu là bạn không thể.

Chắc chắn, bạn có thể lập danh sách gồm 17 mục, nhưng không có mục nào trong số đó tính đến sự gián đoạn, khủng hoảng, sự chậm trễ, những người khác hoặc, và điều này cũng xảy ra, chỉ đơn giản là thiếu năng lượng khiến bạn không thể làm được nhiều như vậy.

David Allen gợi ý bạn nên làm như sau: Tạo danh sách "hành động tiếp theo", trong đó bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ cụ thể (= mất ít hơn 30 phút) của các dự án hiện tại của bạn.

Theo cách đó, bạn luôn biết phải làm gì tiếp theo, khi bạn có thời gian và năng lượng để làm việc, nghĩa là bạn chỉ cần lấy danh sách ra, chọn một nhiệm vụ và bắt đầu.

Bạn thậm chí có thể có nhiều danh sách "hành động tiếp theo" và sắp xếp chúng theo dự án hoặc vị trí nơi bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ trên đó.

Ví dụ, bạn có thể tạo các danh sách này: máy tính xách tay có wifi, máy tính xách tay không có wifi, điện thoại, máy tính xách tay.

Bây giờ, khi bạn ở sân bay và chuyến bay của bạn bị hoãn, nhưng không có wifi và điện thoại của bạn đã hết pin, bạn vẫn có thể lấy danh sách sổ tay của mình ra và làm gì đó trên giấy.

Lưu ý: Danh sách "hành động tiếp theo" là một phần chính của hệ thống năng suất tuyệt vời dành cho những người theo chủ nghĩa thiết yếu mà tôi đã mô tả ở đây.

Bài học 3: Xem lại mọi thứ hàng tuần!

Đây chỉ là hai trong số nhiều danh sách trong hệ thống GTD(Get Thing Done) và vấn đề với tất cả các danh sách là:

Chúng chỉ tốt khi được cập nhật.

Do đó, việc xem lại hàng tuần là rất quan trọng để toàn bộ hệ thống GTD hoạt động.

Ví dụ, hãy làm trống thùng thu thập của bạn vào chiều thứ Sáu, sau đó cập nhật tất cả các danh sách của bạn. Bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan và đảm bảo mọi thứ đều hoàn tất.

Đây là phần giúp toàn bộ hệ thống không bị căng thẳng và nếu bạn lơ là, bạn sẽ phải trả giá về mặt tinh thần.

Ví dụ, tôi luôn lên kế hoạch làm trống thùng thu thập của mình vào thứ Sáu, nhưng thứ Sáu cũng là ngày xuất bản trên blog của tôi, điều đó có nghĩa là tôi thường không thực hiện được.

Sau đó, tôi kết thúc bằng việc thực hiện các nhiệm vụ gần đây nhất trong đó vào cuối tuần, nhưng sẽ để lại những nhiệm vụ cũ hơn và ít cấp bách hơn ở đó (ví dụ như dọn dẹp Dropbox của tôi), điều này khiến tôi cảnh giác khi đưa thêm việc cần làm vào, vì tôi không chắc khi nào mình thực sự sẽ thực hiện chúng.

 

Rõ ràng, đây là điều tôi cần cải thiện để tận dụng hết lợi ích của hệ thống.

Tôi chia sẻ quan điểm của hầu hết mọi người về Getting Things Done: nó hoạt động rất tốt – nhưng chỉ khi bạn tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc của nó. Nó có thể là hệ thống năng suất tốt nhất hiện có, nhưng nó cũng đòi hỏi nhiều và do đó rất dễ bị bỏ cuộc.

Tôi không chắc mình có bao giờ sử dụng hết hệ thống này không, nhưng tôi muốn thử. Hiện tại, tôi hài lòng với việc sử dụng một số phần của nó và điều chỉnh theo nhu cầu của riêng mình.

Tôi thực sự thích GTD, nếu không thì tôi đã không viết về nó nhiều như vậy, và tôi thực sự khuyên bạn nên xem thử.